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Etes-vous prêts pour le "tout démat'" 2018 ?


07/05/2018

 

 L'échéance du 1er octobre 2018, et les changements qui vont intervenir à cette date ne sont pas une fatalité pourvu que l'on y applique trois maîtres mots : anticipation, information, et organisation.

Parce que vous avez décidé d'anticiper le changement, voici une information exhaustive des obligations à venir, et une retranscription du cadre juridique des outils qui seront utilisés pour y satisfaire.

L'objectif après lecture de ces développements est simple : estimer si vous êtes prêts pour « le tout démat? 2018 ».

Alors à vos marques, prêts, dématérialisez !

 

 1-         Les obligations 

 

1.1       Dématérialisation de toutes les consultations dont le montant est supérieur à 25 000 euros

 

  • Principe : L'obligation de dématérialisation porte sur « toutes les communications et tous les échanges d'informations » (I de l'article 41 du décret du 25 mars 2016 [ci après DMP]).
  • Exception notoire : marchés dont le montant est < 25 000 €, qui découle du 1° du II de l'article 41 du DMP. En effet, cet article qui vise explicitement au nombre des exceptions au « tout démat' » les marchés de l'article 30 dont le montant est inférieur au seuil de procédure formalisée.

Exceptions particulières : article 41 du décret du 25 mars 2016.

Pour aller plus loin : Décret du 25 mars 2016

 

 1.2       Mise à disposition gratuite des documents de la consultation sur le profil d'acheteur

  • Le profil d'acheteur une plateforme de dématérialisation.
  • Il doit permettre la mise à disposition gratuite des documents de la consultation, et la réception des plis (article 31 et 39 du DMP).

Pour aller plus loin : Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs
 

 1.3       Traitement dématérialisé des factures via le portail « Chorus Pro »

·         Qui est soumis ? L'État, les collectivités, les établissements publics locaux, les établissements de santé, les offices publics de l'habitat pour les plus notoires.

·         Entrée en vigueur progressive : 2017 pour les grandes entreprises, 2018 entreprises taille intermédiaire, 2019 pour les PME, 2020 pour les microentreprises (I de l'article 3 de l'ordonnance du 26 juin 2014).

·         Les obligations concernent la mise à disposition des factures, et la mise à jour des statuts de traitement de celles-ci.

Pour aller plus loin : Ordonnance relative au développement de la facturation électronique + Décret relatif au développement de la facturation électroniqueInstruction relative à la facturation électronique 

1.4       La mise en ligne des données essentielles

·         Les données essentielles devront être obligatoirement publiées sur le profil d'acheteur à compter du 1er octobre 2018.

·         Les marchés concernés sont ceux supérieurs à 25 000 euros.

·         Les mentions qui doivent y figurer sont fixées par l'article 107 du DMP, et à l'article 2 de l'arrêté du 14 avril 2017.

·         Sont également à publier : les modifications apportées en cours d'exécution (II du 2° de l'arrêté) : on vise ici les cas ouverts par l'article 139 du DMP.

  

1.5       La transmission des données liées au recensement économique des marchés

·         Initialement imposée par l'arrêté du 21 janvier 2011.

·         La transmission des fiches de recensement « papier » est définitivement achevée depuis le 1er janvier 2018.

·         Les acheteurs sont maintenant invités à saisir leur fiche, une par une et manuellement, via le portail REAP.

·         Ils peuvent aussi utiliser le protocole PES marché qui permet d'envoyer les données du recensement et les données essentielles à la DGFiP (pour les acheteurs publics) ou l'AIFE (pour les acheteurs privés), qui se chargeront ensuite de les rediriger vers l'OECP.

1.6       Le DUME électronique (ou eDUME) 

  • Remplace le Dume papier.

  • Son utilisation systématique par l'acheteur n'est pas obligatoire.

  • En revanche, l'acheteur est tenu de l'accepter depuis le 1er avril 2018.

  • Il s'agit de la version électronique du DUME, que l'acheteur, et le fournisseur peuvent pré remplir en ligne.

1.7       Le « Dites-le nous une fois » 

·         Dispositif obligatoire à compter du 1er octobre 2018.

·         Prévu par l'article 53 du décret du 25 mars 2016, qui l'envisage de deux manières différentes :

§   A l'initiative du soumissionnaire pour toutes les consultations : possibilité de mettre à disposition de l'acheteur « tous les justificatifs et moyens de preuve » demandés dans le cadre d'une consultation, sur un espace de stockage officiel ou indépendant (article 53 I).
L'accès doit être gratuit et toutes les informations nécessaires pour y accéder doivent être dans les documents de la consultation.

§   A la charge de l'acheteur, pour toutes les consultations dans le cadre des procédures formalisées : obligation pour l'acheteur de ne pas redemander des informations déjà transmises par un soumissionnaire dans le cadre d'une précédente consultation, et qui sont encore valables (article 53 II).

 

 2-         Les outils

 

2.1       Le profil d'acheteur

·            Un certain nombre de prestataires vous offre des solutions afin de constituer votre profil d'acheteur.

·            Quel que soit votre choix, assurez-vous que votre solution est conforme aux exigences minimales imposées par le décret.

Pour aller plus loin : Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs

2.2       Traitement dématérialisé des factures via le portail « Chorus Pro »

·            Pour déposer une facture, les fournisseurs doivent disposer d'un compte sur le portail chorus pro, disponible à l'adresse suivante : https://chorus-pro.gouv.fr

·            Les factures sont ensuite transmises à l'acheteur et accessibles de différentes manières en fonction du mode de transmission choisi (flux, portail, service), qui est plus ou moins étendu suivant la catégorie d?acheteur (Etat, collectivité, établissement public etc.).

·            Pour l'Etat, le mode flux est obligatoire.

·            Pour les collectivités et établissements publics :

§  Le mode flux est obligatoire lorsque la comptabilité est gérée par Hélios : elles doivent en ce cas opter pour un tiers de télétransmission agréé.

§  Pour les collectivités dont la comptabilité n'est pas gérée par Hélios : elles peuvent opter pour le portail de connexion de la DGFiP (https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail), ou un mode « service » qui nécessite un applicatif particulier permettant d'échanger avec Chorus Pro.

 Pour aller plus loin : Arrêté du 9 décembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique

2.3       La mise en ligne des données essentielles et la transmission des données liées au recensement 

Deux possibilités s'offrent à vous afin de satisfaire à ces obligations.

Opérer manuellement, et séparément :

·         Pour le recensement : effectuer la saisie, fiche par fiche, pour les données du recensement via le portail REAP https://www.reap.economie.gouv.fr/.

·         Pour les données essentielles : disposer d'une fonctionnalité sur un logiciel métier (profil d'acheteur, gestion administrative et/ou financière des marchés) qui permet d'envoyer les données essentielles à ETALAB, afin qu'elles puissent ensuite être vérifiées, et être mises à disposition sur votre profil d'acheteur.

Mettre un place un système automatisé et commun pour ces deux obligations :

·         Dans ce cas, vous utiliserez le flux « PES marché », qui transmettra de façon concomitante les données du recensement et les données essentielles à la DGFiP (pour les acheteurs utilisant l'application Hélios), ou à l'AIFE (pour tous les autres acheteurs).

·         C?est ensuite l'un de ces organismes qui fera la redirection des données auprès de REAP (pour le recensement), et à ETALAB (pour les données essentielles).

ETALAB se chargera ensuite de mettre à disposition ces données sur votre profil d'acheteur. 








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